Administração do Tempo.

                                                                               By  Carlos Lupus

Considerando que o tempo não pára e que o mesmo é igual para todas as pessoas, andando sempre à razão de 60 segundos por minuto, 60 minutos por hora, 24 horas por dia. Torna-se estranho qualquer técnica de administração do tempo. Como ensinar alguém a administrar o que não pode ser modificado, o que é perene, o que é imutável? No entanto, podemos admitir que é possível administrar as ações e eventos que norteiam as nossas vidas. Sejam elas, tarefas profissionais, compromissos sociais, investimentos em atividades acadêmicas, lazer , viagens e outras atividades pertinentes.

Em seu livro A TRÍADE DO TEMPO, Christian Barbosa, considera que a administração pessoal do tempo pode ser dividida em três esferas:  importante, urgente e circunstancial.

A esfera da importância está relacionada a todas as atividades que você faz e que são significativas em sua existência. São aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. O que é importante para ser realizado tem tempo para ser feito, podendo esperar horas, dias, semanas, etc.

A esfera da urgência reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou se esgotou. São todas as atividades que surgem sem uma previsão legal. Normalmente, nos levam a uma situação de estresse. Não podem ser deixadas para amanhã.

A esfera das circunstâncias abrange as tarefas desnecessárias. São aquelas em que ocorre os gastos de tempo de forma a não obter um resultado qualitativo, como por exemplo: compromissos sociais em que você comparece de forma quase obrigatória para agradar terceiros.

A administração pessoal do tempo é um processo que irá requerer a mudança de alguns hábitos pessoais e o uso de novas ferramentas. O objetivo deste processo, segundo o autor, é minimizar o nível de estresse , tornando o indivíduo o autor de sua história de vida e auxiliar no seu equilíbrio pessoal e profissional.

É oportuno lembrar os versos do poeta inglês Willian Henley que escreveu “Eu sou Mestre do meu Destino. Eu sou o Capitão da minha Alma”. Ou seja, como seres humanos, temos o poder de controlar os nossos pensamentos, e como tal, administrarmos a nossa vida, inclusive o tempo gasto para implementá-la.

A administração pessoal do tempo apresenta alguns princípios considerados básicos que irão melhor nos auxiliar nos desafios do dia a dia. São eles:

1 – Descarregar.

O primeiro princípio envolve um dos problemas primordiais que ocorre na administração do tempo. Com o excesso de informações  que nos chegam  através das diferentes formas de mídias, e com a consequente análise das mesmas e suas possíveis aplicações em atividades laborativas, ficou muito difícil o armazenamento de todo este conteúdo em nossa memória. Com isso, sem a adequada administração pessoal do tempo, poderá ocorrer a geração de uma dose acentuada de ansiedade, que no médio prazo, além de prejudicar a nossa produtividade, poderá nos acarretar problemas de saúde.

Um estudo da Universidade do Sul da Califórnia, divulgado em janeiro de 2008, demonstrou que pessoas com altas doses de ansiedade têm  entre 31 % e 43 % mais chances de sofrer um ataque cardíaco.

O princípio de descarregar é importante por dois motivos: primeiro, ele permite que se reduza a ansiedade e minimize a tendência de urgências, pois promove a segurança de ter suas demandas armazenadas em local seguro e permite que os princípios de planejamento e antecipação aconteçam. E, ao mesmo tempo, considera-se que é a única forma de se desenvolver um modelo mental que proporcione mais tempo, à medida que se estabeleçam prioridades, administrando de forma mais qualitativa o volume de horas diárias.

2 – Planejar.

Planejar é a melhor forma de economizar tempo. O planejamento permite que se tenha uma visão aprofundada daquilo que deve ser feito , de como será feito e qual  o melhor período para ser implementado. 

Um bom planejamento feito com base criteriosa na análise de dados disponíveis para a sua execução, ajuda na redução dos riscos e auxilia na previsão antecipada de resultados.

3 – Antecipar.

Um dos grandes responsáveis pelo alto grau de estresse que são acometidos os indivíduos que trabalham em empresas de alto grau de competitividade, é permitir que uma tarefa importante se torne urgente, é assumir compromissos urgentes de qualquer espécie ou adiar tarefas que cedo ou tarde terão que ser executadas no curto espaço de tempo.

Assim sendo, procure antecipar tudo o que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os possíveis imprevistos. Lembre-se da Lei de Murphy. Eles, os problemas, podem acontecer a qualquer momento. Você tem  que estar preparado, adquirindo o hábito de antecipar os compromissos em sua vida, de forma a reduzir urgências e aumentar as situações importantes.

4 – Priorizar.

Priorizar significa organizar a execução de tarefas e compromissos.

Um dos grandes desafios do processo de priorização é saber o que priorizar. Há uma tendência de se priorizar as tarefas urgentes e circunstanciais e deixar para depois os compromissos importantes. Existem momentos em que as urgências devem ser feitas de forma imediata, para serem eliminadas logo, mas não podemos deixar que isso se torne uma rotina. Quando você destaca o que é mais importante, está equilibrando a sua vida, adquirido de forma qualitativa, um melhor balanceamento entre o que é importante, urgente e circunstancial.

5 – Equilibrar.

Equilibrar significa fatiar o tempo para que possamos aproveitar melhor o que a vida tem a nos oferecer.

Normalmente, profissionais dos mais diferentes ramos da atividade humana são obrigados a passar os seus finais de semana em cima de relatórios, normalmente, provenientes de suas empresas de trabalho, analisando-os de forma bastante criteriosa, para que suas conclusões técnicas sejam levadas  e apresentadas em reuniões de diretoria na segunda feira seguinte.

Com isso, o final de semana que deve ser dedicado à família, fica comprometido à medida que esta rotina se torne comum. Este processo, com toda a certeza, deverá provocar um gradual desgaste familiar, podendo ocasionar no curto e médio prazo uma ruptura na relação conjugal.

Assim sendo, é fundamental que haja um equilíbrio na administração pessoal do tempo, dosando de forma quase homeopática, o tempo que deve ser dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, enfim, a  tudo o que é importante para você.

É importante lembrar que nos, os humanos, apresentamos diversas dimensões ou corpos que precisam estar equilibrados em conjunto com seus papéis e objetivos.

Logo, a administração pessoal do tempo em nossa vida profissional e pessoal é fundamental  para que possamos atingir um equilíbrio físico, psíquico e espiritual, nos permitindo obter uma melhor qualidade de vida no curto, médio e longo prazo.